COME SCEGLIERE L’ALLESTITORE FIERISTICO GIUSTO PER TE: CONSIGLI PRATICI

Diciamocelo senza troppi giri di parole, la scelta dei fornitori giusti per la propria azienda è sempre una scelta critica, faticosa ed estenuante.

Lo è ancora di più quando si tratta di un’attività con tempistiche così particolari come la partecipazione in fiera.

Che tu sia il proprietario dell’impresa o un manager fa ben poca differenza.

Sai perfettamente che è un’attività costosa da realizzare in tempi indecenti e talvolta anche a scapito delle proprie mansioni ordinarie.

Inoltre la scelta che prenderai avrà ripercussioni su tutto il tuo ambiente di lavoro, i tuoi dipendenti si stresseranno oltre ogni misura se commetterai un errore nell’affidarti alla persona sbagliata.

(continua a leggere per scoprire gli imprevisti più dannosi)

Di conseguenza come ben sai, i problemi dei dipendenti magicamente diventano tuoi problemi che impattano sulla tua gestione quotidiana e a ruota sui risultati finali, non facendo altro che incrementare la tua già abbondante dose di stress.

Se invece sei un manager, beh, non serve spiegarti che quel collega che vorrebbe farti le scarpe non aspetterà un secondo a puntare su di te i riflettori in stile inquisizione per l’errore commesso.

Sicuramente ora dentro di te starai pensando “Eh ma come la fai tragica! E’ solo uno stand non un razzo nucleare, che vuoi che succeda?!”

Se ti sei posto questa domanda significa che per tua fortuna non hai mai avuto problemi di alcun tipo in fiera, se invece sai di cosa parlo sono certo che mi starai prendendo molto sul serio.

Tuttavia non temere. Sono qui proprio per fornirti delle linee guida che ti terranno al sicuro da catastrofi, consentendo di salvare la fiera, l’azienda, i tuoi collaboratori ma soprattutto te stesso da un’infinita rottura di scatole…

Okay? Seguimi…

Analizziamo insieme dei casi abbastanza frequenti e guarda tu stesso i terribili mostri che possono originare.

  1.   Chiami un allestitore che non ha un reparto di progettazione interna o che al massimo può farti un “renderino” alla bene e meglio.

Se il fiuto non mi inganna mi sa che in questo caso siamo in presenza di un budget più striminzito dei mini vestiti di Belen Rodriguez…

Ovviamente intendiamoci, non è una colpa avere un budget ridotto ma per evitare di bruciare anche quei pochi soldi che hai a disposizione ti consiglio di farti un giro su questo articolo qui.

Torniamo a noi…

Hai contattato questo allestitore senza un reparto di progettazione, da qui si aprono due strade: hai un tuo reparto interno che ritieni in grado di elaborare quanto necessario oppure conosci qualcuno che può farlo (spero non sia il proverbiale “cugino” all’italiana).

Il problema, quale che sia il motivo che ti spinge a seguire questo percorso è sempre il medesimo, ora ti spiego… (sirena di allarme a tutto spiano)

Un’azienda che non si è mai trovata ad elaborare un progetto completo si troverà senz’altro in difficoltà nella fase di realizzazione.

Questo è fisiologico quando si vanno ad integrare insieme due realtà tra loro estranee.

Sai cosa succederà? Che l’allestitore scaricherà ogni difetto nella realizzazione verso il progettista che non è stato in grado di prevedere nella sua “eccelsa creatività” la finalizzazione fisica e reale della struttura.

Di contro il progettista ti dirà che la colpa è interamente dell’allestitore che non è stato in grado di seguire delle semplici linee guida…

Indovina un po’ con chi se la prenderanno tutti? Con chi doveva coordinare i vari team, cioè con te…

Alla fine ti ritroverai nella migliore delle ipotesi con qualche bancone sbilenco, con pannelli non perfettamente a misura o con grafiche fuori spazio che trasmetteranno al tuo pubblico un’idea di superficialità e sciattezza che non ti si addicono.

E credimi ci sono andato molto leggero nella descrizione…

Quindi cosa fare?

Rivolgiti esclusivamente ad allestitori che sono in grado di svolgere anche la parte progettuale del lavoro.

Anche se non gli commissionerai il progetto almeno avranno un’idea precisa di come interpretarlo, prevedendo eventuali problematiche realizzative e avvisandoti in tempo (si spera) per evitare un disastro!

E’ sempre necessario avere una figura di riferimento che abbia competenza diretta sia della fase a monte del lavoro che di quella a valle, altrimenti la frana è dietro l’angolo…

2. Ti affidi ad un allestitore “arraffa e scappa” e resti al buio

Per analizzare questo aspetto ti racconto un breve aneddoto capitato qualche anno fa ad un cliente prima che si rivolgesse a noi.

Si tratta di una grande impresa multinazionale con base in Europa, lo stand non era estremamente complesso e veniva rimontato più volte durante l’anno in quanto partecipavano a diverse fiere.

L’allestitore era tedesco e la fiera si teneva nel Nord Europa, non ricordo esattamente dove, credo Norvegia.

Il cliente si recò in fiera come da accordi con l’allestitore il giorno stesso dell’inaugurazione, quest’ultimo lo aveva rassicurato che lo stand era tutto in ordine, pronto e predisposto.

Allora, pronti… e via! Inizia la fiera…

Ops… Black out… “… Come mai lo stand è così buio? Sembra come se….”

Attimi di panico….

Imprecazioni di ogni genere che fecero prendere colore anche ai pallidi norvegesi.

L’allestitore non aveva montato il “ring” sopra lo stand con tutti i faretti annessi, erano completamente al buio!

Come risolvere?

“Beh chiamiamolo e facciamolo venire di corsa qui! Deve sistemare!”

Piccolo problema, non avendo concordato con l’allestitore una forma di assistenza durante l’evento questo era ripartito alla volta della ridente Germania e poi verso altri lavori nell’est Europa.

Risultato? Stand al buio e successiva battaglia legale per ottenere il rimborso del denaro e risarcimento per danno procurato, in aggiunta ad una terribile e pessima giornata di fiera dovendo spiegare ai clienti l’accaduto.

Cosa puoi portarti via da questo aneddoto?

Richiedi sempre la consegna ad orario certificato del tuo stand per non incorrere in ritardi di vario genere o in mancanze dell’allestimento.

Assicurati sempre che il tuo allestitore ti metta a disposizione personale per risolvere ogni emergenza possa capitare durante l’evento, un imprevisto può determinare il completo fallimento della fiera.

Ovviamente questo è un caso limite collegato ad una colpa grave dell’allestitore che senz’altro a te non capiterà.

Episodi più “soft” però possono senz’altro capitare, un allestitore affidabile lo sa e per questo (se crede nelle proprie abilità) certificherà la consegna dello stand completo entro un orario concordato.

Inoltre la presenza di personale di supporto è fondamentale per metterti in condizione di lavorare al meglio e non doverti occupare tu dell’ordinaria pulizia/manutenzione o dei seccanti imprevisti che possono capitare.

A te cosa è capitato di stravagante/disastroso durante le tue fiere? Scrivilo nei commenti!

E mi raccomando… Occhio alla luce 😉

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